Excel・Access管理からWebシステムへ移行すべき5つのサインと進め方

結論：「人に依存している」と感じたら移行を検討するタイミング

Excelや MS Access、Visual Basic（VB6・VBA）で作られた業務の仕組みは、手軽に始められる一方で、年数がたつほど特定の担当者にしか分からない仕組みになりがちです。担当者の異動や退職、パソコンの入れ替えをきっかけに業務が止まるリスクがある場合は、Webシステムへの移行を検討するタイミングです。

移行を検討すべき5つのサイン

1. 作った人・詳しい人しか触れない

マクロやAccessのVBAの中身を理解しているのが1人だけ、という状態は最も危険です。その人が不在になると、修正どころか原因調査もできなくなります。

2. 最新版のファイルがどれか分からない

「最新版_修正_0930.xlsx」のようなファイルが部署内に散らばり、メールで回覧している状態です。データの食い違いや先祖返りが起きやすくなります。

3. 転記・集計に毎月何時間もかかる

複数のExcelから数字を拾って集計表や帳票を作る作業は、システム化すれば自動で行えます。ミスの確認作業も減らせます。

4. Windowsやパソコンの更新のたびに動作が不安

古いAccessやVB6のアプリは、OSやOfficeのバージョンアップで動かなくなることがあります。特定のパソコンでしか動かない状態も要注意です。

5. 社外や在宅から使えない

ファイルや専用アプリに依存した仕組みは、テレワークや外出先からの利用、取引先とのデータ共有が難しくなります。

Webシステムに移行すると何が変わるか

項目	Excel・Access	Webシステム
同時利用	1人ずつ・ファイルの受け渡し	複数人が同時に最新データを利用
利用場所	特定のパソコン	社内・在宅・スマートフォン
集計・帳票	手作業・マクロ	自動で作成
権限・履歴	管理しにくい	権限管理と操作履歴を記録
バックアップ	個人任せ	クラウドで自動バックアップ
引き継ぎ	担当者に依存	業務ルールがシステムに残る

業務を止めない移行の進め方

現状調査：Excel・Accessのファイル、VBAやソースコードを調べ、機能と業務ルールを棚卸しします
共同モックアップ：今の画面をもとに、新しい画面を一緒に作って確認します。慣れた操作感を残しつつ、改善したい点を反映します
開発・データ移行：Webシステムを開発し、既存データを変換して移行します
並行稼働：一定期間は新旧を並行して使い、結果を突き合わせてから切り替えます

まとめ

Excel・Access・VBの仕組みは、業務を支えてきた大切な資産です。中身を丁寧に読み解いてWebシステムに移すことで、業務のノウハウを会社の仕組みとして残しながら、属人化から解放できます。

DatumWorksでは、Access・VB・ExcelからのWebシステム移行を、現状調査から共同モックアップ、データ移行まで一貫して行っています。「どこから手を付ければよいか分からない」という段階でも、お気軽に無料相談をご利用ください。